Gestiona tus presupuestos directamente en los flujos de abastecimiento, garantizando el cumplimineto de los mismos, podrás asignarle a los responsables, mediante el grupo de compras, las partidas presupuestales otorgadas para cada mes

Solicita, recibe y evalúa ofertas para la adquisición de bienes, obras o servicios de forma digital, el sistema generar cuadros comparativos de precios y otras condiciones de compra, como plazo de entrega, vigencia, forma de pago y otras más, una vez hayas decidido cuál es el mejor proveedor el sistema genera las órdenes de compra de forma automática

• El sistema permite tener bajo control el proceso de requisición de bienes o servicio bajo el módulo de licitaciones, en este se podrán detallar las siguientes actividades:
• Definir los pliegos de peticiones
• Invitar a los oferentes
• Definir criterios de aceptación y calificación
• Crear cuadros comparativos con las diferentes propuestas
• Elegir la mejor compañía y notificar de forma automática a las no seleccionadas con agradecimiento por participar
• Se desarrollarán dos reportes de seguimiento del proceso

El sistema cuenta con un módulo para la creación y aprobación de Órdenes de Compra, estas serán dirigidas a los proveedores seleccionados en el proceso de licitación de bienes o servicios, este módulo cuenta con las siguientes funcionalidades:

• Creación de órdenes de compra, definición de ítems a solicitar, términos de negociación, direcciones de entrega y demás información relevante
• Asignación de Indicadores o conceptos por que se debe contabilizar la OC, además de la asignación de los centros de costos a los que se debe cargar la orden
• Aprobación de órdenes de compra por los diferentes grupos de compras establecidos
• Creación de orden de compra en PDF y envío de correo electrónico al proveedor
• Opción para la recepción a satisfacción de los bienes y servicios

El sistema cuenta con un módulo en el que la gestión de los proveedores puede ser evaluada, el sistema cuenta con indicadores de evaluación estándar que podrán ser complementados por los indicadores que el cliente considere necesarios

Una vez se haya realizado la elección de la empresa se podrá gestionar mediante PRIME la vinculación contractual de dicha compañía, esta se realiza en el módulo de contratos generales, que entre otras cuentas con las siguientes funcionalidades:

• Creación de minutas automáticas
• Gestión del ciclo de vida del contrato, creación modificación (Otro sí) y terminación del contrato
• Administración de pólizas
  Indexación automática de contratos
• Envío de alertas y notificación por vencimiento de pólizas o contratos
• Gestión documental
• Un reporte de gestión para analizar los vencimientos de los contratos de cada uno de los proveedores

PRIME está en la capacidad de integrarse fácilmente con cualquier sistema de información documental, para lograr este objetivo el sistema cuenta con servicios expuestos para recibir la información de las facturas escaneadas, los siguientes son los campos base con los que trabaja el software:

• Empresa receptora de la factura
• Contacto o destinatario de la factura
• Nit del proveedor del bien o el servicio
• Número de Factura
• Fecha de Factura
• Fecha Vencimiento
• Moneda de la factura
• Valor de la factura
• Comentarios
• Radicado de la factura en el CAD
• URL del documento escaneado
• Prioridad de la factura (Permite marcar la factura para sugerir a los aprobadores y participantes en el proceso celeridad en la tramitación)

El sistema se adecua a la política de aprobación que la compañía tenga definida, esta debe obedecer a las dimensiones de información de Jerarquía y Cuantía, en estas dos dimensiones se suscriben los distintos roles de aprobaciones, el resultado final de esta etapa arroja los Grupos de Aprobación, en estos grupos existe una jerarquía enmarcada por los distintos Niveles de Aprobación, un ejemplo de esta jerarquía podría ser:

• Nivel 1: Presidente
• Nivel 2: Gerentes
• Nivel 3: Directores
• Nivel 4: Jefes de Área - Coordinadores
• Nivel 5: Analistas y Auxiliares

A cada uno de los niveles se le atribuye la cuantía que se considere pertinente según sus responsabilidades y obligaciones al interior de la compañía, esta cuantía determina el escalamiento de las facturas en la cadena de mando. Con cada aprobación en el flujo la factura escala hasta encontrar el nivel máximo de aprobación según la cuantía, luego pasa a los distintos equipos de contabilidad.

El sistema cuenta con la posibilidad de delegar en los equipos de aprobación la imputación a los centros de costos, se puede hacer mediante una plantilla en Excel que es cargada al sistema o su asignación por pantalla.

El sistema envía alertas diarias mediante un correo electrónico a los usuarios que tengan facturas pendientes por aprobar, además es posible generar reportes de las facturas aprobadas en cada uno de los niveles.

Un valor agregado que tiene PRIME es que está en capacidad de liquidar todos los impuestos de un proveedor, basándose en los indicadores tributarios que este tenga configurados en el sistema; esta liquidación la podemos llevar de forma automática a cualquier sistema contable, mediante las integraciones que existen (web service, carga de archivos, etc.), esto hace que la operatividad de los equipos contables baje.

Para no dejar que esta tarea sea 100% automática hacemos que el auxiliar o analista contable valide que la preliquidación del sistema esté en línea con las obligaciones tributarias que tiene el proveedor y de ser así procedemos con la ejecución del método de integración seleccionado, en caso de que la liquidación nos este correcta deberá ingresar a los indicadores tributarios y cambiar el que este errado para que la liquidación salga correcta. Este tipo de integraciones la hemos realizado con SAP, ilimitada, LINIX entre otros.

El sistema almacena los indicadores tributarios, las cuentas de gastos y las cuentas por pagar, de forma que pueda predecir por repetición cuales son las más usadas, esto hace que el nivel de asertividad en las cuentas propuestas sea muy alto, mejorando ostensiblemente los tiempos de registro de los equipos contables.